Những điều cần lưu ý khi tổ chức Hội nghị nhà chung cư lần đầu?

Hội nghị nhà chung cư lần đầu là hoạt động bắt buộc trong công tác vận hành và quản lý. Hội nghị giúp quyết định các quy tắc ứng xử chung, cũng như một số nội dung quan trọng ảnh hưởng đến hoạt động lâu dài của tòa chung cư. Chính vì vậy, Hội nghị nhà chung cư lần đầu cần được tổ chức một cách bài bản theo đúng quy định của pháp luật Việt Nam hiện hành. Bài viết dưới đây sẽ chia sẻ những điểm cần lưu ý khi tổ chức Hội nghị nhà chung cư lần đầu.  

Hội nghị nhà chung cư là gì? 

Hội nghị nhà chung cư là hội nghị của đại diện chủ sở hữu nhà chung cư và người sử dụng trực tiếp nhà chung cư, quyết định những công việc liên quan đến hoạt động quản lý và sử dụng nhà chung cư theo quy định của pháp luật. Đối với nhà chung cư có một chủ sở hữu thì hội nghị nhà chung cư là hội nghị của đại diện chủ sở hữu và người sử dụng nhà chung cư. Còn đối với nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu, hội nghị nhà chung cư là hội nghị của đại diện các chủ sở hữu căn hộ hoặc người đang sử dụng nếu chủ sở hữu không tham dự.  

Cuộc họp Hội nghị nhà chung cư lần đầu giúp xây dựng các quy chế, quy định ứng xử chung, phân định trách nhiệm và quyền lợi của các bên liên quan cũng như đặt ra nền tảng cơ sở để thực hiện, xử lý các vấn đề nhằm đảm bảo công tác vận hành ổn định và xuyên suốt. Với tầm quan trọng và sức ảnh hưởng như vậy, pháp luật Việt Nam đã có những quy định chi tiết và đầy đủ về việc tổ chức Hội nghị nhà chung cư lần đầu. 

Có thể bạn quan tâm:  Những Tiêu Chí Lựa Chọn Đơn Vị Quản lý Vận Hành

Các quy định về tổ chức Hội nghị nhà chung cư lần đầu theo pháp luật Việt Nam  

Điều 13 Văn bản hợp nhất số 05/VBHN-BXD đã quy định rất rõ ràng về điều kiện tổ chức hội nghị nhà chung cư lần đầu như sau:  

1. Điều kiện để tổ chức Hội nghị nhà chung cư lần đầu: 

a) Hội nghị của tòa nhà chung cư phải được tổ chức trong thời hạn 12 tháng, kể từ ngày nhà chung cư đó được bàn giao đưa vào sử dụng và có tối thiểu 50% số căn hộ đã được bàn giao cho người mua, thuê mua (không bao gồm số căn hộ mà chủ đầu tư giữ lại không bán hoặc chưa bán, chưa cho thuê mua); trường hợp quá thời hạn quy định tại Điểm này mà tòa nhà chung cư chưa có đủ 50% số căn hộ được bàn giao thì hội nghị nhà chung cư được tổ chức sau khi có đủ 50% số căn hộ được bàn giao. 

b) Hội nghị của cụm nhà chung cư được tổ chức khi có tối thiểu 50% số căn hộ của mỗi tòa nhà trong cụm đã được bàn giao cho người mua, thuê mua (không bao gồm số căn hộ mà chủ đầu tư giữ lại không bán hoặc chưa bán, chưa cho thuê mua) và có tối thiểu 50% đại diện chủ sở hữu căn hộ của từng tòa nhà đã nhận bàn giao đưa vào sử dụng đồng ý nhập tòa nhà vào cụm nhà chung cư. 

2. Số lượng người tham dự:  

a) Đối với hội nghị của tòa nhà chung cư thì phải có tối thiểu 50% đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao tham dự. Trường hợp không đủ số người tham dự quy định tại Điểm này thì trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày tổ chức họp hội nghị được ghi trong thông báo mời họp, chủ đầu tư hoặc đại diện chủ sở hữu căn hộ có văn bản đề nghị Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn nơi có nhà chung cư (sau đây gọi chung là Ủy ban nhân dân cấp xã) tổ chức hội nghị nhà chung cư. 

b) Đối với hội nghị của cụm nhà chung cư thì phải đảm bảo số lượng đã đồng ý nhập tòa nhà vào cụm nhà chung cư theo quy định tại Điểm b Khoản 1 Điều này tham dự; trường hợp không đủ số người tham dự theo quy định thì trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày tổ chức họp hội nghị được ghi trong thông báo mời họp, chủ đầu tư hoặc đại diện chủ sở hữu căn hộ có văn bản đề nghị Ủy ban nhân dân cấp xã tổ chức hội nghị nhà chung cư, trừ trường hợp tòa nhà trong cụm tổ chức họp hội nghị nhà chung cư riêng theo quy định tại Điểm a Khoản này. 

3. Nội dung cần chuẩn bị:  

Chủ đầu tư (nếu là nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu) hoặc chủ sở hữu (nếu là nhà chung cư có một chủ sở hữu) có trách nhiệm chuẩn bị các nội dung họp, thông báo thời gian, địa điểm và tổ chức họp hội nghị chính thức cho các chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư. Chủ đầu tư hoặc chủ sở hữu có thể tổ chức họp trù bị để chuẩn bị các nội dung cho hội nghị nhà chung cư chính thức. Nội dung chuẩn bị tổ chức hội nghị nhà chung cư lần đầu bao gồm các công việc sau đây: 

a) Kiểm tra, xác định tư cách đại diện chủ sở hữu căn hộ tham dự hội nghị; trường hợp ủy quyền thì phải có văn bản ủy quyền bao gồm các nội dung sau: Họ, tên và số điện thoại liên hệ (nếu có) của người ủy quyền và người được ủy quyền, địa chỉ căn hộ hoặc phần diện tích khác trong nhà chung cư của người ủy quyền, các nội dung ủy quyền liên quan đến hội nghị nhà chung cư, quyền và trách nhiệm của các bên ủy quyền và được ủy quyền, văn bản ủy quyền phải có đầy đủ chữ ký của người ủy quyền và người được ủy quyền. 

b) Dự thảo quy chế họp hội nghị nhà chung cư. 

c) Dự kiến đề xuất sửa đổi, bổ sung nội quy quản lý, sử dụng nhà chung cư (nếu có). 

d) Dự thảo quy chế bầu Ban quản trị nhà chung cư, đề xuất tên gọi của Ban quản trị theo quy định tại Điểm a Khoản 1 Điều 23 của Quy chế này, đề xuất danh sách, số lượng thành viên Ban quản trị, dự kiến Trưởng ban, Phó ban quản trị (nếu nhà chung cư thuộc diện phải có Ban quản trị); dự kiến kế hoạch bồi dưỡng kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ quản lý vận hành nhà chung cư cho các thành viên Ban quản trị. 

dd) Đối với nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu thì cần chuẩn bị thêm các nội dung, bao gồm đề xuất mức giá dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư, dự thảo kế hoạch bảo trì phần sở hữu chung của nhà chung cư, đề xuất đơn vị quản lý vận hành trong trường hợp nhà chung cư phải có đơn vị quản lý vận hành nhưng chủ đầu tư không có chức năng, năng lực quản lý vận hành hoặc có chức năng, năng lực quản lý vận hành nhưng không tham gia quản lý vận hành và không ủy thác cho đơn vị khác quản lý vận hành; trường hợp nhà chung cư phải có Ban quản trị thì phải đề xuất mô hình hoạt động của Ban quản trị, dự thảo quy chế hoạt động và quy chế thu, chi tài chính của Ban quản trị. 

e) Thông báo giá dịch vụ phải trả phí như bể bơi, phòng tập, sân tennis, khu spa, siêu thị và các dịch vụ khác (nếu có). 

g) Các đề xuất khác có liên quan đến việc quản lý, sử dụng nhà chung cư cần báo cáo hội nghị nhà chung cư lần đầu. 

4. Các nội dung cần quyết định trong Hội nghị nhà chung cư lần đầu:  

a) Quy chế họp hội nghị nhà chung cư (bao gồm họp lần đầu, họp thường niên và họp bất thường). 

b) Quy chế bầu Ban quản trị nhà chung cư, tên gọi của Ban quản trị, số lượng, danh sách thành viên Ban quản trị, Trưởng ban, Phó ban quản trị (nếu nhà chung cư có thành lập Ban quản trị); kế hoạch bồi dưỡng kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ quản lý vận hành nhà chung cư cho các thành viên Ban quản trị. 

c) Sửa đổi, bổ sung nội quy quản lý, sử dụng nhà chung cư (nếu có). 

d) Các nội dung quy định tại Điểm dd Khoản 3 Điều này; đối với giá dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư thì hội nghị nhà chung cư quyết định trên cơ sở quy định của Quy chế này và thỏa thuận với đơn vị quản lý vận hành. 

dd) Các khoản kinh phí mà chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư phải đóng góp trong quá trình sử dụng nhà chung cư. 

e) Các nội dung khác có liên quan. 

Có thể bạn quan tâm: Các bước tính toán và xây dựng ngân sách vận hành 

5. Ủy ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm tổ chức Hội nghị nhà chung cư lần đầu khi có một trong các trường hợp sau đây: 

a) Nhà chung cư đã được bàn giao đưa vào sử dụng quá thời hạn 12 tháng và đã có đủ 50% số căn hộ được bàn giao theo quy định tại Điểm a Khoản 1 Điều này nhưng chủ đầu tư không tổ chức hội nghị nhà chung cư và có đơn của đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao đề nghị Ủy ban nhân dân cấp xã tổ chức hội nghị. 

b) Trường hợp không đủ số người tham dự theo quy định tại Khoản 2 Điều này. 

c) Chủ đầu tư chấm dứt hoạt động do bị giải thể hoặc phá sản theo quy định của pháp luật. 

Trường hợp Ủy ban nhân dân cấp xã tổ chức hội nghị nhà chung cư lần đầu thì kinh phí tổ chức hội nghị này do các chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư đóng góp. 

6. Trong thời hạn 30 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được đơn của đại diện chủ sở hữu căn hộ hoặc nhận được văn bản đề nghị của chủ đầu tư theo quy định tại Khoản 5 Điều này, Ủy ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm tổ chức hội nghị nhà chung cư lần đầu. Kết quả của hội nghị nhà chung cư lần đầu do Ủy ban nhân dân cấp xã tổ chức có giá trị áp dụng đối với các chủ sở hữu, người đang sử dụng nhà chung cư như hội nghị nhà chung cư do chủ đầu tư tổ chức. 

Trên đây là các yêu cầu về pháp lý đối với việc tổ chức Hội nghị nhà chung cư lần đầu. Tuy nhiên, trong quá trình tổ chức thực tế, tùy vào đặc thù của dự án và cộng đồng dân cư, các Chủ đầu tư cần lưu ý một vài yếu tố quan trọng khác để tránh các vướng mắc phát sinh.

Kinh nghiệm và lưu ý khi tổ chức Hội nghị nhà chung cư lần đầu 

1. Chuẩn bị kịch bản Hội nghị cụ thể  

Chủ đầu tư, chủ sở hữu tòa nhà chung cư có trách nhiệm chuẩn bị các nội dung họp, thông báo thời gian, địa điểm và tổ chức họp Hội nghị chính thức đối với tất cả các bên liên quan. Để quyết định các nội dung này, Chủ đầu tư, chủ sở hữu có thể tổ chức họp trù bị trước đó.  

Ban tổ chức cần chuẩn bị kịch bản cụ thể để nắm được nội dung của chương trình cũng như những đầu mục công việc cần thực hiện. Kịch bản cần có thời gian và địa điểm; các thành phần đối tượng và số lượng cụ thể tham gia; các phần và nội dung sẽ thảo luận, biểu quyết trong hội nghị (Nội quy sử dụng nhà chung cư, Kế hoạch và Ngân sách bảo trì, Mức giá dịch vụ, Quy chế bầu Ban Quản Trị, Quy chế thu chi tài chính,...); những câu hỏi thường gặp của cư dân; bố trí nhân sự, vận hành trong quá trình tổ chức sự kiện.  

2. Chuẩn bị bộ hồ sơ được tham vấn đầy đủ của đơn vị có chuyên môn  

Những tài liệu này có thể kể đến như các biểu mẫu cần thiết trong hội nghị như mẫu giấy ủy quyền, mẫu phiếu bầu, biên bản kiểm phiếu, nội quy sử dụng nhà chung cư, mức giá dịch vụ quản lý vận hành và mức giá sử dụng các tiện ích, các thủ tục và tiêu chí thành lập Ban quản trị,… Những nội dung này cần tập hợp thành bộ hồ sơ hoàn chỉnh và nên được tham vấn bởi một đơn vị có chuyên môn về quản lý và vận hành bất động sản. Đơn vị này có kinh nghiệm tổ chức thực tế, cũng như hiểu biết chuyên sâu về pháp luật và thị trường, từ đó giúp đảm bảo khâu tổ chức đúng, đủ và phù hợp với quy định của pháp luật hiện hành.  

3. Phối hợp nhịp nhàng với Cư dân/Ban đại diện lâm thời/Trưởng tầng để triển khai nội dung công việc 

Việc tổ chức Hội nghị nhà chung cư lần đầu sẽ khó thực hiện nếu không có sự phối hợp giữa các bên liên quan. Hội nghị cần đảm bảo số lượng cư dân tham gia nhất định, đồng thời cũng cần ý kiến chia sẻ của cư dân để hoàn thiện các nội dung thảo luận trong Hội nghị và đảm bảo quyền lợi của các bên liên quan. Vì vậy, Ban đại diện lâm thời cần phối hợp với Trưởng tầng để vận động cư dân tích cực tham gia, đóng góp từ đó đạt được sự hưởng ứng cao nhất từ phía cư dân.  

Tổ chức Hội nghị nhà chung cư lần đầu là công tác quan trọng, phức tạp với nhiều hạng mục cần tuân thủ pháp luật và chuẩn bị chu đáo. Vì vậy, Chủ đầu tư nên được tư vấn bởi những đơn vị có chuyên môn, kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực quản lý vận hành tòa nhà. Hội nghị nhà chung cư lần đầu được tổ chức thành công sẽ giúp đảm bảo công tác vận hành ổn định, tránh mâu thuẫn và tạo điều kiện thuận lợi để xử lý các vấn đề có thể phát sinh sau này.  

Hiện nay, Savills không chỉ cung cấp mô hình quản lý linh hoạt mà còn cả dịch vụ tư vấn đối với đa dạng các loại hình bất động sản, bao gồm trung tâm thương mại, văn phòng, chung cư cao cấp tới khu đô thị. Đối với Hội nghị nhà chung cư lần đầu, đội ngũ Savills đang cung cấp gói dịch vụ tư vấn chi tiết, đầy đủ các hạng mục tổ chức theo đúng pháp lý cũng như phù hợp với tình hình của từng Chủ đầu tư. Gói dịch vụ Tư vấn tổ chức Hội nghị nhà chung cư lần đầu bao gồm: 

Tư vấn tổ chức Hội nghị cư dân thường niên lần thứ nhất. 
Tư vấn thực hiện việc tổ chức Hội nghị nhà chung cư lần đầu trên căn cứ pháp lý, luật định. 
Tư vấn thành lập Ban quản trị cụm nhà chung cư theo quy định của pháp luật hiện hành.